La conservazione in tema di fatturazione elettronica è, non solo un obbligo dettato dalla normativa, ma una garanzia e una protezione dei documenti che possono riguardare sia la contabilità che il fisco. Nelle indicazioni che leggerai di seguito, vedremo quindi come conservare una fattura elettronica in maniera corretta.
Come conservare fattura elettronica: in cosa consiste il procedimento?
Conservare le fatture elettroniche significa, innanzitutto, garantire la capacità di opporsi in un eventuale processo amministrativo e, di pari passo, assicurare la valenza legale di un documento digitale.
Che cos’è una fattura elettronica? Si tratta di un documento nato digitalmente e, come i documenti normali, necessita di essere valido in materia fiscale e tributaria. Come in molti ben sapranno, anche le fatture cartacee dovevano essere conservate in tempi e modalità ben definiti. Il periodo di conservazione non deve essere, infatti, inferiore ai dieci anni. Questa regola temporale vale anche per la conservazione delle fatture elettroniche: sarà quindi necessario conservare una fattura elettronica per almeno un decennio.
Conservazione delle fatture elettroniche tramite Agenzia delle Entrate
Una cosa che forse non tutti sanno è che l’Agenzia delle Entrate provvede alla conservazione delle fatture elettroniche gratuitamente. La natura di questa iniziativa, messa disponibile in via del tutto gratuita, può essere facilmente spiegata dal fatto che l’Agenzia delle Entrate può, così facendo, avere accesso tranquillamente a tutti i documenti fiscali e contabili che le vengono affidati. Ma c’è un problema più consistente e potenzialmente deleterio: infatti, l’Agenzia delle Entrate, come da accordi di servizio, non viene ritenuta responsabile nei confronti dei contribuenti e altri soggetti per perdite di dati, conservazione delle fatture a regola di tempo, e altri guai che potrebbero essere piuttosto rilevanti in tema di servizi di conservazione.
Da queste ovvie ragioni nasce la necessità, per chi volesse ambire a una sicurezza maggiore in fatto di conservazione dei documenti elettronici, di ricorrere ad altri metodi digitali più solidi e sicuri.
A chi rivolgersi per l’affidamento delle fatture elettroniche?
Se non si vuole ricorrere alla conservazione gratuita, basilare, e forse non troppo sicura, dell’Agenzia delle Entrate, come si può conservare una fattura elettronica? L’ideale è rivolgersi a un servizio di conservazione a pagamento, tramite il quale, oltre alla fattura elettronica in sé, si possa conservare tutta quella serie di documenti digitali ad essa correlata, certamente importanti per far fronte ad eventuali problemi in tema giuridico. In pratica, è l’ideale se si ha necessità di dare valenza fiscale all’intero fascicolo riguardante una fattura.
Questi servizi di conservazione elettronica sono spesso utilizzabili da diversi dispositivi, ad esempio smartphone e tablet, accessibili in ogni momento, e godono di un’assistenza dedicata. La conservazione è del tutto automatica, contrariamente al servizio offerto dall’Agenzia dell’Entrate, che funziona manualmente, per mezzo del download delle fatture dal cassetto fiscale. Ovviamente, la scelta sarà solo vostra, in base alle vostre necessità di sicurezza e praticità in tema di conservazione, oltre che in base alle aspettative che potreste nutrire nei confronti di un servizio digitale che sia fatto come si deve.
Foto di William Iven da Pixabay
