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Organizzare un meeting aziendale di successo significa riuscire a creare un evento a metà strada tra il lavoro e una festa, e per farlo bisogna porsi le domande giuste.
Per prima cosa, è necessario definire un obiettivo. Qui analizzeremo il caso di eventi corporate, cioè dedicato a coloro che lavorano ogni giorno insieme, ma esistono anche meeting aziendali del trade e consumer marketing (i primi sono aperti anche ai partner commerciali, mentre i secondi anche ai consumatori).
Nel caso di un evento dedicato ai dipendenti, l’obiettivo primario sarà normalmente il confronto: questo tipo di evento può rappresentare il momento perfetto per tramandare conoscenze, consolidare le relazioni interpersonali e perfezionare l’immagine dell’azienda stessa. Per questo, però, è indispensabile che il meeting sia un successo.
Le tempistiche
Organizzare un meeting di lavoro non è semplice. Per scegliere la data perfetta esistono varie strategie. Alcuni preferiscono decidere la data una volta che si è riservata una location, altri invece scelgono il giorno giusto in base alla disponibilità degli ospiti e, solo allora, cercano il luogo ideale. Probabilmente è meglio trovare un compromesso: si possono verificare due o tre opzioni per la data, a seconda della disponibilità della location scelta, e proporli all’azienda, per fornire maggiore flessibilità.
Per esempio, molte aziende svolgono un questionario tra i dipendenti interessati, per poter sapere il giorno con più persone disponibili. Le piattaforme digitali offrono una facile soluzione per raccogliere i dati di tutti i possibili partecipanti, rendendo questo lavoro abbastanza veloce.
La location
Si tratta di un punto fondamentale, che può contribuire al successo o al fallimento del meeting aziendale. La location perfetta deve infatti avere alcune caratteristiche, per esempio la sala dedicata alla riunione deve avere tutti le installazioni necessarie, come un buon proiettore per uso professionale, delle sedie comode e tavolini più o meno ampi adatti per prendere appunti.
A seconda del tipo di evento saranno necessarie altre coseì. Per un corso di aggiornamento, saranno utili dei piccoli banchi individuali, mentre per la presentazione di un nuovo prodotto è necessaria una piccola platea, per permettere una visione ottimale. In caso di lavoro in piccoli gruppi, dei grandi tavoli saranno molto utili, meglio se di forma rotonda.
Anche l’acustica è importante, perché deve permettere di ascoltare bene il presentatore, ma senza amplificare i rumori di fondo. Per questo, è utile avere a disposizione un impianto di diffusione adeguato al numero di partecipanti, così come dei microfoni, se parteciperanno molte persone.
Vale la pena, inoltre, scegliere una sala dotata di sistemi di climatizzazione per regolare la temperatura, evitando così di soffrire il caldo o il freddo, a seconda della stagione.
Il programma
Le riunioni di lavoro dovrebbero avere un programma minuzioso, quindi è importante stampare o distribuire via e-mail una brochure che elenchi le attività della giornata, la natura degli interventi e i nomi di coloro che parleranno alla platea. In caso di personalità esterne all’azienda, sarà utile anche fornire una breve biografia.
Ogni meeting che si rispetti deve anche tener conto dei cali di attenzione, quindi prevedere dei momenti di pausa, non solo per il pranzo, ma anche a metà mattina e nel pomeriggio.
Questi momenti non sono utili solo per ricaricare le energie, ma anche per creare legami fra le persone, visto che favoriscono la socializzazione. In generale, le pause dovrebbero essere ogni due ore, tre al massimo, e gli ospiti dovranno comunque sempre avere a disposizione un piccolo tavolo con acqua, caffè, the, succhi di frutta e qualcosa da sgranocchiare, anche durante i momenti di lavoro.
Il menù
Se la riunione dura tutto il giorno, è fondamentale prevedere un momento da dedicare al pranzo. Il cibo perfetto dovrà essere leggero ma gustoso, per evitare sonnolenza e perdita di concentrazione. Di solito si sceglie un pranzo a buffet in piedi, per evitare di perdere molto tempo a mangiare e per permettere una maggiore interazione fra gli ospiti. Un benefico vino è concesso, ma deve essere leggero.
Bisogna ricordarsi di fornire alternative vegetariane, vegane e senza glutine, oltre che per qualsiasi altra esigenza alimentare particolare. Per aiutare nell’organizzazione, è utile inserire uno spazio dove poter segnalare i propri gusti o esigenze nell’email per decidere la data del meeting, così da essere a conoscenza di ogni cosa.
Ogni meeting che si rispetti dovrà rispettare tutti questi standard, ma non solo: giochi di gruppo, simulazioni e scambio di opinioni e strategie sono ciò che rende perfetto e divertito un buon evento di lavoro. Per pianificare tutto al meglio, spesso una sola persona non basta, è necessario un team!
